巧用Excel打造智能电话号码速查表

    由于工作原因，笔者每天都会和学校各科系的教职工电话联系。而埋头在一张有800多条记录的电话表中找到想要的电话号码，则成为笔者当前最头痛的一项工作。

    如何化繁为简、提高工作效率呢?经过一番思索，笔者找到一个点子。即用Excel制作一张智能电话号码速查表。比如需要知道后勤部的李四老师的电话号码，只需在“选择单位”下拉菜单中选择“后勤部”，再在“选择姓名”下，选择“李四”，相应的电话号码就会立刻出现在“电话号码”单元格中，一目了然，非常便捷。

    第一步：启动Excel 2003(其它版本请大家仿照操作)，新建工作簿，取名保存。

    第二步：切换到Sheet2工作表中，仿照上边的样式，将相关电话号码致据复制输入到表格相应的单元格中。

    第三：步选中B1至B10单元格(即校级领导所在的单元格区域)，然后将鼠标定位在工作表右上侧“名称框”中，输入“校领导”，按回车键确认命名。

    第四步：依照第三步操作，对其他各单位所在的单元格区域命名。

    第五步：在Sheet2工作表中、选中E1至E30单元格区域，命名为“单位”，并在各单元格中输入各单位名称。

    第六步：切换到Sheetl工作表，在B3中输入“选择单位”，在C3中输入“选择姓名”等相关固定的字符，并设置标题和单元格格式等。

    第七步：选中B4单元格，在菜单栏上依次点击“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”界面，单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=单位”(为Sheet2工作表中E1至E30单元格区域名称)，确定返回。

    第八步：选中C4单元格，按上述方法再次打开“数据有效性”界面，选择“序列”选项后在“来源”方框中输入“=INDIRECT(B4)”，确定后返回[“=INDIRECT(B4)”的意思为对B4单元格的引用]。

    第九步：选中D4单元格，输入公式“=IF[ISERROR[VLOOKUP(C4,Sheet2!B1:C800,2,FALSE)]，”“VLOOKUP[C4,Sheet2!B1:C800,2FALSE)]”  (公式含义为通过IF语句判断返回表格当前行中指定列处的数值)。确认后，一张智能电话号码速查表即制作完毕，赶快试试效果吧。